Dokumentation

Jedes Fahrzeug, jede Nutzung und jede Einladung gehört zu genau einer Organisation (z.B. einer Bergbahn oder einem Werkhof). Ein Benutzerkonto kann Mitglied mehrerer Organisationen gleichzeitig sein, mit einer eigenen Rolle je Organisation. Über den Umschalter oben rechts im Header wechselt man zwischen den eigenen Organisationen.

Innerhalb einer Organisation gibt es drei Rollen: Mitarbeiter, Admin und Owner (genau ein Owner pro Organisation). Zusätzlich existiert eine globale Administrator-Rolle für den Systembetreiber, unabhängig von einzelnen Organisationen – sie wird nicht über die App selbst vergeben.

Der Standard-Bildschirm nach dem Login. Pro Einsatz wird eine Nutzung erfasst:

• Fahrzeug – Auswahl aus der Fahrzeugliste der Organisation (Suchfeld/Dropdown mit SNOWsat-Nummer und Name).
• Ende der Nutzung – Datum und Uhrzeit; der „Jetzt“-Button setzt den aktuellen Zeitpunkt.
• Start-Betriebsstunden – wird automatisch mit dem End-Stand der letzten Nutzung dieses Fahrzeugs vorausgefüllt, damit lückenlos weitergezählt wird.
• End-Betriebsstunden – der aktuelle Zählerstand am Ende des Einsatzes.
• Treibstoff getankt (L) – optional, Standardwert 0.

Bei Fahrzeugen vom Typ Pistenfahrzeug rechnet das Formular in Betriebsstunden (h); bei allen anderen Typen (Transporter, Quad, Skidoo) in Kilometern (km) – Feldbezeichnungen und Rundung passen sich automatisch an.

Zeigt alle erfassten Nutzungen der Organisation in zwei umschaltbaren Ansichten:

• Liste – neueste zuerst, seitenweise nachgeladen („Mehr laden“). Jeder Eintrag zeigt Fahrzeug, Zeitpunkt, Start-/End-Stand samt Differenz und getankten Treibstoff.
• Kalender – Monats- oder Wochenansicht; jeder Tag mit Nutzung zeigt einen Eintrag, ein Klick öffnet ihn zum Bearbeiten.

Admin und Owner sehen bei jedem Eintrag zusätzlich, wer ihn erfasst hat („Erfasst von“). Bearbeiten dürfen Mitarbeiter nur ihre eigenen Einträge; löschen dürfen nur Admin/Owner (auch eigene Einträge eines Mitarbeiters).

Alle Fahrzeuge der Organisation, gruppiert nach Typ (Pistenfahrzeuge, Transporter, Quads, Skidoos). Ein Klick auf ein Fahrzeug öffnet die Detailansicht.

Ein rotes Warnsymbol auf einem Fahrzeug markiert mindestens eine inkonsistente Nutzung (Lücke oder Überschneidung bei den Betriebsstunden) – dasselbe Symbol erscheint auch auf dem „Flotte“-Tab der unteren Navigation, solange irgendein Fahrzeug betroffen ist.

Über das „+“ (mobil, unten rechts) bzw. den entsprechenden Button (Desktop-Seitenleiste) wird ein neues Fahrzeug erfasst; über das „…“-Menü (mobil) bzw. den Button oben rechts (Desktop) der Excel-Export geöffnet.

Felder beim Erfassen (identisch beim Bearbeiten über das Stift-Symbol in der Detailansicht):

• Fahrzeugbezeichnung und Kennzeichen – Pflichtfelder.
• SNOWsat-Nummer und Ort – optional, für die interne Zuordnung im Werkhof.
• Typ – Pistenfahrzeug, Skidoo oder Quad. Bestimmt, ob die App in Betriebsstunden oder Kilometern rechnet (siehe Nutzung erfassen) und in welcher Gruppe das Fahrzeug in der Flottenübersicht erscheint.
• Treibstoff – Diesel oder Benzin, rein informativ.
• Bemerkung – optionales Freitextfeld.

Jedes Fahrzeug hat eine Detailansicht mit zwei Tabs:

• Übersicht – Stammdaten, ein frei wählbarer Nutzungszeitraum (Start/Ende) und die daraus berechneten Kennzahlen: Betriebsstunden bzw. Kilometer im Zeitraum, getankter Treibstoff, aktueller Stand, Anzahl Nutzungen. Darunter ein Aktivitätsdiagramm, umschaltbar zwischen „Stunden“ und „Treibstoff“, das den Tagesverlauf im gewählten Zeitraum zeigt.
• Nutzungen – alle Einsätze dieses einzelnen Fahrzeugs, seitenweise geladen; siehe Inkonsistenz-Erkennung für die farbliche Markierung.

FleetTrack vergleicht bei jedem Fahrzeug automatisch je zwei chronologisch aufeinanderfolgende Nutzungen: Der End-Stand der älteren Nutzung sollte genau dem Start-Stand der neueren entsprechen. Weicht das ab, wird das Paar im Tab „Nutzungen“ der Fahrzeug-Detailansicht farblich umrahmt:

• Gelb – Lücke: der Start-Stand der neueren Nutzung liegt über dem End-Stand der älteren (z.B. eine dazwischenliegende Nutzung wurde nicht erfasst).
• Rot – Überschneidung: der Start-Stand liegt darunter (z.B. ein Zahlendreher bei der Eingabe).

Die Grösse der Abweichung wird direkt über dem betroffenen Paar angezeigt. Über die Checkbox „Nur inkonsistente Nutzungen anzeigen“ lässt sich die Liste auf genau diese Problemfälle filtern, um sie gezielt zu korrigieren.

Aus der Flottenübersicht heraus lässt sich ein Flotten-Report als .xlsx-Datei erzeugen:

• Fahrzeugtypen – auswählbar, welche Gruppen (Pistenfahrzeuge, Transporter, Quads, Skidoos) enthalten sein sollen.
• Nutzungszeitraum – Start und Ende, auf den sich Betriebsstunden/Kilometer und Treibstoffmenge im Export beziehen.

Die erzeugte Tabelle enthält pro Fahrzeug eine Zeile mit Name, Typ, Status (aktiv/ausgemustert), Betriebsstunden bzw. Kilometern und getankten Litern im gewählten Zeitraum – direkt weiterverwendbar für Buchhaltung, Wartungsplanung oder externe Nachweise.

Erreichbar über den Tab „Einstellungen“ in der unteren Navigation. Gegliedert in zwei Bereiche:

Persönlich (für alle Mitglieder):

• Account – Passwort ändern, angemeldete E-Mail-Adresse einsehen, abmelden.
• Ansicht – Hell/Dunkel/Systemstandard sowie die Sprache der App (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch).
• Erinnerung – tägliche Push-Benachrichtigung, falls seit 4 Stunden keine Nutzung erfasst wurde (setzt die Installation als App und eine erteilte Benachrichtigungserlaubnis voraus).
• Einladungen – offene Einladungen zu anderen Organisationen annehmen oder ablehnen.

Organisation (je nach Rolle sichtbar):

• Organisation (nur Owner) – Name und Logo ändern, Organisation löschen.
• Benutzerverwaltung (Admin/Owner) – siehe nächster Abschnitt.
• Abonnement (nur Owner) – siehe Abschnitt „Abonnement & Tarife“.
• Organisation erstellen (alle) – eine weitere, neue Organisation gründen; man wird automatisch deren Owner.

Zwei Tabs:

• Mitglieder – alle aktuellen Mitglieder mit Rolle. Der Owner kann Admins zu Mitarbeitern zurückstufen und umgekehrt befördern, Mitglieder entfernen sowie seine eigene Owner-Rolle an ein anderes Mitglied übertragen (er selbst wird danach automatisch Admin).
• Einladungen – neue Einladung per E-Mail-Adresse und gewünschter Rolle erstellen; Status ausstehend, eingelöst oder abgelaufen (Gültigkeit: 7 Tage).

Der eingeladenen Person muss lediglich mitgeteilt werden, dass sie sich mit derselben E-Mail-Adresse bei FleetTrack registrieren oder anmelden soll – die Einladung erscheint danach automatisch als Popup und kann direkt angenommen werden. Ein separater Einladungs-Link muss nicht verschickt werden.

Drei Tarife, unterschieden nach Anzahl Fahrzeuge und Mitarbeiter:

• Leutnant – kostenlos, bis 2 Fahrzeuge und 5 Mitarbeiter.
• Hauptmann – CHF 49.–/Monat, bis 20 Fahrzeuge und 50 Mitarbeiter.
• General – CHF 99.–/Monat, unlimitierte Fahrzeuge und Mitarbeiter.

Der Wechsel zwischen Tarifen sowie die Kündigung erfolgen direkt in der App; bezahlte Tarife werden über Stripe per Kreditkarte abgerechnet. Rechnungen und die hinterlegte Zahlungsmethode werden über „Rechnungen & Zahlungsmethode verwalten“ geöffnet (Stripe Customer Portal).

FleetTrack ist eine Progressive Web App: kein App-Store nötig. Auf dem Smartphone genügt es, fleettrack.ch im Browser zu öffnen und über das Browsermenü „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“ (iOS Safari) bzw. „App installieren“ (Android Chrome) auszuwählen.

Nach der Installation startet FleetTrack wie eine native App direkt vom Homescreen, inklusive einer Offline-Hinweisseite, falls beim Start keine Internetverbindung besteht. Für die tägliche Erfassungserinnerung ist die Installation als App Voraussetzung.